La livraison de marchandises à l’international est parfois complexe et requiert une planification rigoureuse pour une expédition rapide, efficace et sans problème. La gestion de l’envoi des colis à l’étranger implique la prise en compte de certaines réglementations douanières et des exigences de chaque pays concerné. Elle implique aussi le choix d’un bon prestataire de services logistiques. Voici pour vous le top 5 des conseils pour gérer efficacement une livraison à l’international.
1. Planifier l’expédition
Pour gérer efficacement une livraison à l’international, vous devez tout planifier. Cette étape vous permet d’éviter les retards inutiles ainsi que les coûts supplémentaires. Elle est indispensable pour envoyer un colis important et requiert que vous vérifiiez les exigences et les règles d’importation de chaque pays.
C’est à cette phase qu’il faut préparer tous les documents nécessaires pour la livraison de la marchandise. En effet, pour une expédition réussie, vous aurez besoin de certaines pièces comme :
- des factures commerciales,
- des documents de transport,
- des permis d’exportation,
- des documents douaniers,
- des certificats d’origine.
Assurez-vous que tous les documents soient correctement remplis et conformes aux règles d’importation afin d’éviter les retards et les coûts supplémentaires.
En fonction de la nature de la marchandise expédiée et de la destination, les exigences par pays peuvent varier. Pour ce faire, il est indispensable de faire des recherches approfondies avant de commencer le processus de livraison. La planification vous aide à prévoir les délais de livraison et à éviter les retards inutiles.
2. Choisir un bon prestataire de services logistiques
Le choix d’un bon prestataire de services logistiques pour assurer une expédition rapide et efficace est essentiel. Ce professionnel joue un rôle clé dans la gestion des détails de l’expédition, du ramassage de la collection à sa livraison finale. Opter pour un prestataire fiable et expérimenté est indispensable pour une livraison internationale réussie.
Pour sélectionner un professionnel, assurez-vous qu’il offre une couverture complète de l’ensemble du processus d’expédition, y compris les formalités douanières. Vérifiez les références du prestataire de services logistiques, notamment si celui-ci dispose d’une licence nécessaire pour effectuer des expéditions internationales. Consultez aussi les avis en ligne pour avoir une idée de la réputation du prestataire de services logistiques.
Lors du choix du professionnel, tenez également compte des coûts et des délais de livraison. Ceux offrant des tarifs raisonnables et des délais de livraison rapides sont à privilégier.
3. Suivre la livraison en temps réel
Gérez efficacement une livraison à l’international en utilisant des outils de suivi de livraison en temps réel. Ceux-ci permettent de surveiller la progression de la livraison, mais aussi d’éviter les retards. Au cours du processus d’expédition, il est important de tenir le destinataire informé de l’état de la livraison et de tout retard éventuel.
Les outils de suivi en temps réel les plus utilisés sont les notifications par e-mail ou SMS et les portails en ligne. Plusieurs prestataires de services logistiques disposent aussi d’applications mobiles pour bien suivre la progression de la marchandise. Ces différents outils permettent d’avoir une idée de l’emplacement du colis, l’heure de livraison prévue, mais aussi des retards éventuels.
Le suivi de la livraison en temps réel exige aussi une communication régulière avec les transporteurs et les prestataires de services logistiques. Cela dans l’optique d’obtenir les mises à jour en temps réel sur l’état de la livraison. Cette communication peut s’effectuer par le biais d’appels téléphoniques, de courriels ou de messages instantanés.
4. Anticiper les problèmes éventuels
Les retards ainsi que les problèmes de livraison surviennent souvent, pendant une livraison à l’international. Il est donc essentiel d’anticiper les problèmes éventuels et d’avoir un plan de secours prêt pour une rapide résolution des problèmes de livraison. Ces derniers peuvent être des erreurs dans la documentation, lors du transport ou des retards dus à des formalités douanières.
Pour être à l’abri des problèmes, travaillez avec un prestataire expérimenté et suivez attentivement les règles et exigences d’importation de chaque pays. Il vous faut aussi un plan de secours prêt pour résoudre rapidement les problèmes de livraison. Vous pouvez par exemple proposer des solutions alternatives de transport ou des options de stockage temporaire en cas de retard.
5. Communiquer efficacement avec les parties concernées
La communication avec les parties impliquées lors d’une livraison à l’international aide à maintenir une coordination efficace et fluide. Pour ce faire, il faut s’assurer que les parties sont informées des détails et de l’état de la livraison. Cette phase permet d’éviter les malentendus et les erreurs, ainsi, vous avez une bonne marge pour réagir en cas de problèmes.
Elle joue fortement dans la mise en place d’un environnement calme et sécurisé pendant l’expédition. Une communication efficace doit être régulière et impliquer toutes les parties, dont les douanes et les transporteurs. Elle requiert aussi la fourniture d’informations claires et détaillées sur les horaires, les points de collecte et de livraison et les formalités douanières.
Pour faciliter la coordination, envisagez l’utilisation des outils de communication moderne comme les applications mobiles, les e-mails et les appels vidéo. Il faut aussi être proactif en cas de problèmes pour résoudre une situation imprévue qui survient. Il est aussi très important de collaborer avec toutes les parties pour trouver de meilleures solutions.
La gestion efficace d’une livraison à l’international est un processus complexe qui exige une bonne planification. Elle requiert le choix d’un bon prestataire de services logistiques, du suivi de la livraison, de l’anticipation des problèmes et la communication efficace.
